Von Kaffee zu Kundenzufriedenheit: die digitale Transformation der Wolfgang Schwarz GmbH
Wie ein österreichisches Familienunternehmen mit VenDoc seine Prozesse und das Kundenservice neu aufgestellt hat
Über Wolfgang Schwarz GmbH
Die Wolfgang Schwarz GmbH betreut seit 20 Jahren über 1.000 Kaffeemaschinen in ganz Österreich und bietet zusätzlich Snackautomaten und Wasserspender an. 17 Mitarbeiter und die gesamte Familie Schwarz stehen hinter dem Familienunternehmen.
Wolfgang Schwarz GmbH in Zahlen
20
Jahre Erfahrung
1.000+
Kaffeemaschinen verwaltet
17
engagierte Mitarbeiter
Die Herausforderung
Im Einsatz war orgaMAX, ein Rechnungsprogramm, das den speziellen Abläufen des Betriebs nicht gewachsen war. Die Arbeitsschritte rund um Abrechnung und Service hätten individuelle Programmierung gebraucht, die dort nicht möglich war.
Die Suche nach einem Ersatz war unübersichtlich: An Warenwirtschaftssystemen fehlte es nicht, wohl aber an der Kombination aus einfacher Bedienung und echter Anpassbarkeit.
Die Lösung durch die Auftragswelt
Seit Juli 2021 arbeitet die Wolfgang Schwarz GmbH mit VenDoc. Die Einführung hat vor allem die wiederkehrenden Abläufe rund um Abrechnung, Lager und Service verändert.
Abrechnung der Kaffeeportionen
Die laufenden Abrechnungen erfolgen präzise und automatisiert. Das spart Zeit und nimmt Fehler aus dem Prozess.
Lager mit Barcode-Scanning
Bestände werden per Scanner erfasst und nachverfolgt. Die Bestandskontrolle ist damit jederzeit belastbar.
Anlagenmanagement
Alle Anlagen sind übersichtlich erfasst. Das verbessert die Auslastung und macht die Wartungsplanung planbar.
Ein durchgängiger Prozess
Von der Angebotsstellung bis zur laufenden Abrechnung greift alles ineinander, ohne Systemwechsel dazwischen.
Ticketverwaltung im Service
Kundenanfragen werden als Service-Tickets geführt und schneller abgearbeitet. Das stärkt die Kundenbindung.
Planung mit Time4
Mit der geplanten Einführung von Time4 werden Abnahmeplanung und Routenoptimierung weiter verbessert – für eine effiziente Einsatzplanung und optimale Auslastung der Ressourcen.
Was das im Alltag bringt
Die Abläufe im Familienunternehmen sind nicht nur schneller geworden, sie lassen auch mehr Raum für die Betreuung der Kunden. Was das Team besonders überzeugt, ist die Flexibilität: VenDoc passt sich den eigenen Anforderungen an und wächst mit dem Betrieb mit.
Wir sind sehr zufrieden mit der Auftragswelt und nutzen VenDoc gerne. Die Zusammenarbeit ist sehr partnerschaftlich, und unsere speziellen Anforderungen wurden schnell und präzise umgesetzt. Besonders beeindruckt hat uns, dass das Team der Auftragswelt unsere Bedürfnisse sofort verstanden hat und wir uns sicher fühlten, dass sie diese umsetzen können.
Lara SchwarzProkuristin, Wolfgang Schwarz GmbHWeitere Referenzen
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